履约保函保证金是指在合同签订后，为保证合同的履行，一方需向另一方提供一定金额的保证金。这种保证金通常由银行或保险公司提供担保，并根据合同内容和双方约定，在一定条件下支付给受益人。履约保函保证金作为一种重要的商业担保手段，在各行各业中被广泛使用。
首先，双方当事人需要制定详细的合同文件，并明确规定了履约保函在其中的具体要求和细则。合同中应包括履约保函金额、支付形式、有效期限以及违约责任等相关内容。
一般情况下，承担提供履约保函的机构通常是银行或保险公司。为了办理履约保函保证金，双方当事人需要联系相关机构，并详细了解申请流程、所需材料以及审批时间等信息。根据具体情况，选择提供保函的机构，并与之签订相应协议。
一旦履约保函获得批准，作为合同的担保方，需要向提供保函的机构缴纳一定金额的保证金。这笔资金通常以现金或银行汇票的形式支付给保函机构，并在合同中明确了缴纳保证金的时间和方式。
在履约保函保证金缴纳完成后，双方当事人需要进行记账和核对工作。即将履约保函保证金的金额、支付日期等相关信息记录到会计账簿中，并与提供保函机构的相关凭证进行核对。这样可以确保资金的正确使用和管理，并便于后期的查询和审计。
一旦合同按期履行完毕，履约保函的责任也随之结束。此时，受益人可以通知保函提供机构解除保函，并要求退还保证金。根据合同规定，提供保函的机构应在解除保函的同时，返还相应的保证金给担保方。
最后，双方当事人需要将退还的履约保函保证金金额记录到账簿中，并与银行或保险公司提供的相关凭证进行核对。这样可以确保退款的准确性和有效性，并便于后期的会计处理和审计工作。
