履约保函是指在合同签订过程中，保证人向受益人开出的一种担保文件。它主要用于保障受益人在合同履行或合同违约时能够获得相应的赔偿，并确保履约方完成其合同义务。
履约保函作为一种形式的担保方式，在工程建设项目等涉及大额投资、风险较高的合同中，起到了重要的作用。
首先，履约保函可以增加受益人在合同履行过程中的信心和安全感。通过提供履约保函，履约方表明有足够的经济实力来承担合同义务，并为受益人提供了一定的财务保证。
此外，履约保函也可以提供一种风险转移的方式。如果履约方无法按照合同约定履行义务，受益人可以向保证人索赔，从而减轻了自身的风险。
根据具体的法律法规和合同约定，履约保函的使用条件会有所不同。一般来说，下列情况下可以使用履约保函：
1. 在施工合同中明确了需要提供履约保函作为担保方式；
2. 履约方同意接受履约保函作为他方提供的担保方式；
3. 保证人同意向受益人开出履约保函并承担相应责任。
履约保函在时间上通常是在施工合同签订之前。在签订施工合同之前，双方会进行谈判和协商，并达成是否需要履约保函的共识。
如果确定需要履约保函，受益人会要求履约方提供一份合适的保函。保证人收到请求后，会评估履约方的信用状况并决定是否开具履约保函。一旦保函发出，并得到受益人的接受，保证人就承担相应的担保责任。
在使用履约保函时，双方需要注意一些事项：
首先，履约保函的金额应当与合同约定的违约赔偿金额相匹配。受益人通过履约保函来获得赔偿，因此保函金额应足以覆盖可能的损失。
其次，保证人在提供履约保函之前应仔细评估履约方的信用状况，确保其有能力履行合同义务。
最后，双方应明确履约保函的有效期限及支付条件，并遵守相关约定。
