投标保函是指在招标过程中，由投标人向招标人提供的一种保证。其作用是确保投标人遵守投标文件所要求的条件，并承诺在中标后按合同要求履行责任。通常情况下，投标保函需要在招标阶段开始前提交。
投标保函的使用时机主要有两个阶段：
第一阶段是招标公告发布后，投标人可以开始准备相关材料并开具投标保函。这个阶段一般是招标活动正式启动的时间点，招标人还未接受任何投标。
第二阶段是当投标截止日期快要到来时，投标人需要将投标文件、投标书以及相应的投标保函一同递交给招标人。这个阶段就是投标人提交投标文件的最后时刻，在此之后招标人不再接受任何投标。
投标保函在招标过程中发挥着至关重要的作用：
首先，投标保函能够确保投标人遵循招标文件的规定。通过承诺按照投标文件的要求履行责任，投标人可以证明自己的专业能力和诚信度，增加中标机会。
其次，投标保函还给予招标人一定的经济保障。在投标过程中，如果投标人违约或无法履行合同，招标人可以依据投标保函的约定向投标人索赔，减少损失。
最后，投标保函也是对投标人财务状况和信誉度的一种审查手段。通过申请和获得投标保函，投标人需要提供相关的财务材料和信用证明，有助于招标人评估投标人的可靠性。
准备投标保函时，投标人应注意以下几点：
首先，了解招标文件的要求。投标保函需要符合招标文件的规定，并包含必要的内容和格式。
其次，选择合适的担保机构。投标保函通常由银行或保险公司提供，投标人需要选择信誉良好、有资质的机构。
最后，提前准备相关材料。投标保函需要相关的财务证明和信用证明，投标人需要提前做好准备工作，以确保及时提交投标保函。
投标保函在招标过程中起到重要保障作用，能够确保投标人遵守招标文件的规定，给予招标人经济保障，并为招标人筛选可靠的投标人提供参考依据。投标人在准备投标保函时，应了解招标文件要求，选择合适的担保机构，并提前准备相关材料。
