履约保函是指一种由银行或保险公司提供的担保形式，用于确保债务人能按照合同约定履行其责任和义务。它既对债权人提供了保障，也为债务人提供了信用支持。然而，履约保函在实践中需要受到专门部门的保管，以确保其有效性和可靠性。
在大多数国家和地区，履约保函往往由相关的金融监管机构负责管理和监督。这些机构通常是国家银行、金融服务管理机构或保险监管部门。他们负责颁发许可证给银行和保险公司，并确保这些金融机构遵循相关法规和政策，以保证履约保函的安全和稳定运作。
对于由银行提供的履约保函，一般由该银行的国际业务部门或信用证部门负责保管。这些部门负责处理相关的文件和记录，并确保履约保函的存储和保管符合法规要求。他们必须采取措施，保证保函的安全性，并确保在需要时能够迅速找到和提供相应的履约保函文件。
对于由保险公司提供的履约保函，一般由该保险公司的风险管理部门或担保业务部门负责保管。这些部门负责审核和监督履约保函的签发过程，并确保保函的内容和条款符合相关法律和规定。他们还负责维护和管理相关的保险条款和索赔记录，以便及时处理可能发生的理赔事宜。
为了确保履约保函的安全和可追溯性，管理部门通常会要求相关机构对保函进行存档和备份。这包括将保函的电子副本保存在安全的服务器上，并在纸质文件上做好标识和归档工作。这样，在需要查找和检索保函时，就可以迅速找到相应的文件，以满足相关的业务需求。
履约保函在商业活动中起到了重要的作用，因此其保管和管理也至关重要。无论是银行还是保险公司，都必须设立专门的部门负责履约保函的存储和备份工作，并确保其安全和可靠性。只有这样，履约保函才能在需要时发挥其约束力和担保作用，为商业交易提供信心与保障。
