合同履约保函，又称履约保证书或合同担保函，是在商业合作过程中为确保债务人履行合同义务而出具的一种担保凭证。它由保证人向债权人提供，以确保在债务人无法履行合同责任时，保证人将代替履约或承担相应经济责任。保函可以有效地降低交易风险，保障合同各方的利益。
合同履约保函是一份重要的法律文件，因此其保管至关重要。有效的保管措施能够避免不必要的纠纷和争议，并确保在需要时能够顺利使用保函。以下是保管合同履约保函的几个重要原则：
首先，合同履约保函应该存放在安全可靠的地方，例如保险柜、保险箱或专用的保证文件存档室等。这样可以有效地防止保函被盗、遗失或损坏。在选择存放地点时，应考虑其物理环境和安全设施，以及是否有监控和报警系统等。
其次，为了方便管理和快速检索，建议建立一个完善的文档管理系统。可以按照日期、合同类型或客户名称等进行分类归档，并建立相应的索引记录。这样可以确保在需要时能够快速找到相应的保函，并且可以及时对保函的有效期进行跟踪管理。
此外，还应该制定保函的查阅和使用规程，明确保函的使用范围和权限。只有经过授权的人员才能查阅和使用保函，以免出现不必要的风险和纠纷。同时，还应定期对保函进行检查和审计，确保保函的有效性和完整性。
最后，为了进一步提高保函的安全性和稳定性，建议进行备份。可以将电子版保函存储在安全的服务器或云存储平台上，并建立相应的访问权限和加密措施。这样即使原始保函受损或丢失，也能够及时恢复和使用备份文件。
