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银行保函金退回怎么挂账？普通人也能搞懂的财务处理指南

去年我们公司投标一个项目，被要求提供银行保函，交了50万保证金。后来项目没中标，钱退回来了，财务小张跑来问我：“这笔保函金退回该怎么挂账啊？”我当时也懵了——这问题听起来就很专业。但经过学习和实践，我发现其实没那么复杂，今天我就用大白话分享给大家。

一、先搞明白银行保函金到底是什么

银行保函金，你可以理解成一种“押金”。比如你要参加投标、签合同、或者做工程，对方怕你中途反悔或不按约定办事，就要求你在银行存一笔钱或者让银行出具担保。这笔钱不是给对方，而是存在银行作为信用保证。

二、钱出去和回来的完整路径

关键就在于第三步——钱回来了，账面上该怎么体现？

三、实际操作中的挂账步骤

第一步：确认款项性质

收到银行退款时，先看银行回单上的备注。一般会写“保函保证金退还”或类似字样。这时候要翻出当初付款的凭证，确认这是哪笔业务的退款。

我见过有的公司财务粗心，把退款当成新收入入账，结果账目全乱了。

第二步：找到原来的会计处理

回忆一下，当初交这笔钱时是怎么记账的？通常有两种情况：

情况A：记在“其他应收款——保函保证金”科目 情况B：记在“银行存款——保证金专户”（如果单独开户）

大多数中小企业用的都是第一种方法。

第三步：做冲销分录（核心步骤）

假设当初付款时做的分录是：

那么现在钱退回来了，就应该做相反的分录：

这样就完成了“挂账”——专业点说就是“核销往来款”。

四、容易出错的几个地方

错误1：忘记核对具体项目

我们公司就遇到过，同时有3个保函到期退回，金额差不多。财务没仔细看，随便核销了一个，导致另外两个项目的账目对不上。一定要“对号入座”！

错误2：时间差异问题

银行退款到账和财务做账可能有时间差。比如12月31日退款到账，但财务1月5日才做账。这时要在12月先做预提，保持账期一致。

错误3：手续费处理

有的银行会扣一点手续费，比如退回来是499,800元，少了200元。这200元要记入“财务费用——手续费”，不能按原金额全额冲销。

五、不同情况的特殊处理

情况一：保函提前解除

有时合同提前结束，保函也提前解除。除了退回本金，可能还有少量利息（如果约定了）。利息部分要记入“财务费用——利息收入”或“营业外收入”。

情况二：部分保证金退回

有的项目是分批退回保证金，比如先退80%，留20%作为质保金。那就要分两次做账，没退的部分继续挂在“其他应收款”。

情况三：外币保函

如果是外汇保函，还要考虑汇率差异。退回时汇率和支付时可能不同，差额记入“财务费用——汇兑损益”。

六、给非财务人员的实用建议

如果你是业务人员或公司负责人，不需要亲自做账，但要掌握这几个关键点：

保留所有原始单据 付款凭证、保函合同、退款回单，这三样一定要齐全。我们是用一个档案袋，一个项目所有单据放一起。

及时沟通 知道退款到账了，主动告诉财务，并说明是哪笔业务。最好邮件或微信留个记录。

定期核对 每个月让财务列出所有“其他应收款——保证金”明细，一起核对哪些该退还没退，及时跟进。

利用简单工具 小公司可以用Excel做个跟踪表，列明：项目名称、保证金金额、付款日期、预计退回日期、实际退回日期、是否已核销。一目了然。

七、真实案例分享

我朋友开装修公司，去年接了个商场工程，交了30万履约保函。工程验收后，保证金退回。但他的财务是兼职的，不专业，做了这样的分录：

结果当月收入虚增，多交了税！后来请专业会计调整，花了很大功夫。所以，别看只是一个简单的退款，做错了真有代价。

八、如果还是搞不懂怎么办？

问银行客户经理 他们见得多，能告诉你这笔退款的具体性质。

咨询代账会计 如果公司财务不专业，花点钱问专业会计，比做错账的成本低多了。

使用财务软件辅助 现在很多财务软件有“往来核销”功能，能引导你操作。

参加基础财务培训 我自己就花500元参加了当地工商联组织的“中小企业财务实务”课程，很实用。

最后的心得体会

处理银行保函金退回这件事，让我明白了一个道理：财务工作就像拼图，每一笔业务都是一小块。只有每块都放对位置，最后才能看到完整的画面。

刚开始我也怕接触这些“专业问题”，但真正去了解后发现，很多看似高深的知识，拆解开来都是常识和逻辑。关键是要有心学习，敢于提问。

现在我再听到“挂账”这个词，不会再发怵了。它无非就是“把钱放在账本上正确的位置”——该收的收回来，该销的销掉，让公司的账目清清楚楚、真实准确。

希望我的这些经验对你有帮助。如果你遇到具体问题，欢迎交流讨论——咱们普通人一起学习，共同进步！