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前几天，我朋友老王跑来找我，一脸愁容。他去年承包了一个小工程，按合同交了八万块钱的履约担保保证金。现在工程早就完工了，验收也通过了，可那笔钱却迟迟没退回来。他问我该怎么办，我这才发现，原来很多人对履约担保保证金的退还流程并不清楚，白白让自己辛苦赚来的钱躺在别人账户里。
今天，我就以一个普通过来人的身份，跟大家详细聊聊履约担保保证金退还的那些事。虽然我算不上什么专业人士，但这些年自己经历、帮朋友处理过好几起，也算摸出点门道。
简单来说，履约担保保证金就像是一种“诚信押金”。比如你要承包一个项目，招标方或发包方会担心你中途撂挑子、偷工减料或者拖延工期，所以要求你在签合同前先交一笔钱作为担保。等你按照合同约定，老老实实把活干完，达到要求了，这笔钱就该退给你。
这笔钱通常占合同总金额的5%到10%，对于咱们普通人来说，不是个小数目。很多朋友觉得，活干完了不就自然退了吗？其实没那么简单，你不主动、不懂流程，它就很可能被一直拖着。
这是最关键的一点。不是工程一结束你就能去要钱的，得满足合同里约定的条件。一般来说，有以下几种常见情况：
工程竣工验收合格后：这是最常见的一种。你需要拿到那份盖了红章的《竣工验收报告》或《验收合格证明》。没有这份文件，对方有理由不给你退。 合同约定的质保期结束后：很多工程合同会有一个“质量保修期”，比如装修工程保修两年。要等保修期过了，并且你没有需要维修的遗留问题，才能申请退还。有时候，保证金会分成两笔退，一笔验收后退，一笔质保期满后退。 合同义务全部履行完毕：除了工程本身，还包括了提交完整的技术资料、结算清所有费用（比如水电费、场地清理费等）。把这些“尾巴”都处理干净，是退款的前提。所以，第一步就是把你签的那份合同找出来，仔细看看“保证金条款”或“担保条款”是怎么写的。自己心里先有个底。
光嘴上说要钱不行，你得拿出实实在在的证据。准备一份清晰、完整的申请材料，成功率会高很多。你需要准备的东西大致如下：
核心文件：《履约担保保证金退还申请书》。这是你正式的书面请求，后面我会提供一个怎么写的大致框架。 身份证明：如果是以个人名义承包的，准备你的身份证复印件。如果是公司，那就需要《营业执照》复印件、法定代表人身份证复印件，如果委托别人办理，还得有《授权委托书》和受托人身份证。 合同依据：你当初签的《项目合同》或《承包协议》的关键页复印件，特别是写有保证金金额、退还条件的那几页。 履行完毕的证明：这是重中之重！包括： 《工程项目竣工验收报告》或《验收合格证书》（必须有双方或相关监管单位的盖章）。 项目交接清单或证明。 所有合同约定的技术资料、图纸、使用说明等的移交记录。 水电费、物业费等各项费用已结清的票据。 收款账户信息：写清楚你希望把钱退到哪个银行账户，包括户名、开户行、卡号。确保这个账户信息准确有效，别到时候因为账号问题又耽误时间。这个申请书不用写得太复杂、太官方，把事情说清楚就行。可以参照下面这个结构：
标题：关于申请退还[某某项目名称]履约担保保证金的函
致送单位：写清楚要退你钱的单位全称，比如“XX公司”或“XX局”。
正文部分：
开头问候：“您好！” 自我介绍：说明你是谁（或你们公司），什么时候与对方签订了什么合同。 陈述事实：明确写出合同约定的保证金金额（大写和小写都写上），并说明你已经按照合同要求，于X年X月X日完成了全部工程内容，并于X年X月X日通过了正式验收（这里把准备好的验收报告编号等信息写上去）。 核心诉求：明确提出“现根据合同第X条的约定，申请贵方退还上述履约担保保证金，共计人民币XXXXX元整。” 提供信息：写明“请将上述款项汇至以下账户”，接着把你的收款账户信息列清楚。 礼貌结尾：可以写“感谢贵方一直以来的支持与配合！期待您的尽快处理。”最后写上你的联系方式（电话、地址）。落款：申请单位（或个人）签名盖章，写上申请日期。
把这份申请书打印出来，该签字签字，该盖章盖章。
材料都准备好后，怎么交也有讲究：
当面提交：最好能去对方单位的办公地点当面提交。准备两份，一份给对方，一份请他们在上面签收（写上“原件已收”并签上接收人姓名、日期）。这份签收的单子你自己保管好，这是你已正式申请的证据。 快递邮寄：如果不方便当面交，就用EMS或顺丰等可以查询签收记录的快递寄送。在快递单上明确写上“履约担保保证金退还申请材料”，并保留好快递底单和网上的签收记录。交完材料，别就在家干等着。过个三五天，可以打个电话礼貌地询问一下：“X经理您好，我上周提交的保证金退还申请，不知道有没有开始走流程？大概什么时候能有结果呢？”保持礼貌但持续的跟进，既能体现你的重视，也能给对方一定的推进压力。
这是我们最不想遇到，但有时不得不面对的情况。如果合理催告多次后，对方还是以各种理由推脱，你可以考虑以下步骤：
正式发函：寄送一封《催告函》，明确要求对方在指定期限（比如10个工作日）内退款，并告知否则将采取进一步措施。这比普通电话更正式。 寻求行业主管部门帮助：如果项目有行业主管单位（比如住建局、交通局等），可以向他们反映情况，请求协调。 法律途径：这是最后的手段。携带你手上所有的证据（合同、验收报告、付款凭证、申请和催告的记录等），咨询律师，或者直接向法院提起诉讼。保证金是你的合法债权，法律是会支持你的。整个过程，一定要保留好所有证据的原件和复印件，每一次沟通都尽量留下记录（邮件、微信文字或录音，注意合法性）。
履约担保保证金是我们承包人用自己的资金做的担保，目的达到了，拿回来是天经地义的事。关键是我们自己不能糊里糊涂，以为干完活就没事了。要主动了解合同，积极准备材料，按流程推进。
希望这篇文章能帮到像老王一样，正在为这笔钱发愁的朋友。自己的合法权益，咱们得自己上心。事情办得清楚明白，钱拿得也踏实安心。如果你身边也有朋友遇到类似问题，不妨把这篇分享给他，也许就能帮他省去不少麻烦，早日拿回属于自己的辛苦钱。
