履约保函是指为了保障合同双方权益，债务人在履行合同时，由银行或保险公司开具的一种担保函。它是一种金融工具，旨在确保债务人按照合同规定履行其义务。
履约保函根据使用者和用途的不同可以分为两大类：投标保函和履约保函。投标保函主要用于企业参与招投标活动，而履约保函则是用于确保合同履行。
通常情况下，履约保函由受益人即合同另一方来保管。这是因为履约保函的目的是为了保护受益人的利益，所以应该由受益人来掌握这份文件。
为了确保履约保函的安全，受益人应该采取以下措施来保管：
1. 将履约保函存放在安全可靠的地方，如保险柜或指定的保管机构；
2. 即时备份并妥善管理电子版履约保函；
3. 防止未经授权的使用和泄露，限制查阅权限；
4. 定期检查保函的有效性，确保及时续约或取回失效保函；
在实践中，常常会出现以下问题：
1. 履约保函遗失或损毁；
2. 保管人变更或无法联系；
3. 涉诉纠纷导致无法履行保证责任。
为了避免以上问题，建议：
1. 设立专门的档案部门或岗位，负责履约保函的管理与归档；
2. 定期进行履约保函的复核和更新，确保函件的准确性和有效性；
3. 建立相关流程和制度，明确履约保函的使用范围和权限；
4. 针对履约保函可能出现的纠纷，提前与专业律师或保险机构沟通，规避风险。
