尊敬的用户：
根据我公司记录，贵公司与我们签订的施工合同规定了一份履约保函作为保证金，以确保工程及时完成。我们特此通知您，该履约保函即将到期，请您提前做好相关准备。
1. 提前办理续签：请务必在保函到期前15个工作日内联系我们，办理履约保函的续签手续。过期未续签可能导致违约行为的产生，影响双方的合作关系。
2. 准备相关文件：在续签时，请准备好公司营业执照副本、法人身份证复印件等相关证明材料，以便我们顺利办理续签手续。
1. 联系沟通：请您主动与我公司项目经理取得联系，并告知履约保函的续签意向。我们会安排相关人员与您进一步沟通和商议续签细节。
2. 签订续签协议：经双方商定，履约保函续签协议将由我公司为您提供并与您签署。
3. 续签审批：根据我公司相关流程，办理续签申请的审批时间需要一定的周期，请合理安排时间。
1. 提前预警：如果因特殊原因导致续签手续无法按时完成，请务必及时告知我公司，并提供详细的说明和解决方案。我们将尽力配合和解决问题。
2. 延期申请：如确实无法按时办理续签手续，可向我公司递交书面延期申请，说明原因和预计办理时间，待我公司审核通过后，会给予合理的延期答复。
请贵公司密切关注施工合同中关于履约保函的条款，确保额度和有效期能够满足项目要求，以避免因保函失效等问题而产生纠纷。如有疑问或需要协助，请随时与我公司联系，我们将竭诚为您提供帮助。
再次感谢您的合作和支持！
此致
敬礼
XXX公司
