履约保函是指在合同签订过程中，担保方为受益人提供的一种担保方式。它以银行或保险公司为担保人，保证出具人在发生被保证人违约时，按约定向受益人支付约定金额。
通常来说，退还履约保函的时机有两种情况：一是合同主体达成交易并履行完毕，被保证人未发生违约；二是在合同约定期限内，被保证人没有任何逾期违约行为。只有满足这两个条件，才能按照合同约定将履约保函退还给被保证人。
履约保函作为一种重要的担保方式，对于促进合同签订和履行发挥着重要作用。首先，它增强了合同双方之间的信任，降低了交易风险。其次，履约保函在合同履行过程中充当了监督和管理的角色，促使各方按照合同约定履行义务。最后，履约保函还能提高交易造价的可预期性，在一定程度上减少了交易成本。
履约保函作为一种担保方式，既有其优点也存在一些不足。优点之一是履约保函信誉度高，受益人可以更加放心地与被保证人合作。其次，履约保函的追偿程序相对简单，能够快速有效地解决交易争议。但是，履约保函也存在一些缺点，例如担保费用较高以及使用范围受限等。
在退还履约保函时，相关各方应当遵循以下步骤：首先，核实合同双方是否履行完毕，并检查是否存在违约行为。其次，根据合同约定，进行退还履约保函的申请和手续办理。最后，由承兑银行或保险公司审核确认后，将履约保函退还给被保证人。
