尊敬的先生/女士：
我是XXX公司的项目负责人，我们在过去与贵公司合作时曾缴付了预付款保函。
根据双方商定的合同约定，我们已经按照条款提供了相应的文件和材料，并完成了合同规定的交付条件。
然而，我们非常遗憾地得知，您方已要求退回预付款保函原件。
我们经过仔细核实后发现，以下是您方提出退回的主要原因：
1. 贵公司已经完成了本次合作所需的所有付款义务；
2. 双方已经执行了合同中关于退还保函的约定；
基于以上原因，我们理解并尊重您方的要求，并决定退还预付款保函原件。
为了进一步说明退回预付款保函原件的具体过程，现将退回程序清楚列明如下：
1. 我们将指定专人负责预付款保函原件的退回事宜；
2. 请您尽快提供有效的退回地址，以便我们能够顺利将原件邮寄给您；
3. 我们将通过可靠的物流渠道将原件直接寄送到您指定的地址；
4. 我们将在收到您签字确认的退回证明书后，将预付款保函原件退还给您。
我们衷心感谢您过去与我们的合作，并认为这一次退回预付款保函原件的行动是我们良好合作关系的有力证明。
我们希望将来还有更多机会合作，如果有任何疑问或需要进一步解释的地方，请随时与我联系。
再次感谢您对我们公司的支持和信任，祝愿贵公司生意蒸蒸日上、财源广进！
此致
敬礼！
XXX公司项目负责人
日期：XXX年XX月XX日
