履约保函是一种常见的商务合作工具，用于确保合同中的一方按时履行其义务。对于履约方来说，获取到退还履约保函的资金有可能成为一项重要的资金来源。然而，如何写出一个令人信服的退还申请理由却是一个需要认真思考的问题。
在申请退还履约保函之前，需要首先明确合同是否已经完全履行。列举具体的合同条款和各自的履行情况是非常重要的，可以提供证据证明履约方已经履行了合同义务。
如果在合同履行过程中存在延迟或其他问题，解释这些延迟履行的原因也是很关键的。无论是受到外部因素的干扰，还是自身主观原因导致了延迟，都必须做出合理的解释，并尽量减少不确定性。
在退还履约保函的申请中，同时证明自身的信用和能力也是至关重要的。可以提供相关的企业资料、合作案例、财务状况等信息作为支持。通过展示自身良好的信誉和健康的财务状况，可以增加审核通过的几率。
为了使申请更加完整和有说服力，建议附上合同及其他相关文件的副本。这些文件可以证明合同的存在、合同条款以及双方的责任与义务。同时，也需要确保文件的真实性和合法性。
对于申请退还履约保函的合理解释，还应该强调履约保函对于企业运营和发展的重要性。解释清楚这笔资金将如何被重新投入到企业的核心业务中，进一步提高审核通过的可能性。
最后，礼貌地表达对于退还履约保函审核结果的期望，并表示感谢。要坚持用礼貌、积极和诚恳的语气与收件人交流，这也是一个良好的商业信函的基本要求。
