履约保函是指在合同签订前，由一方向另一方提供的一份担保文件。它主要是为了保证合同中各方能够按照约定的条款履行自己的责任和义务。
履约保函作为一种担保方式，具有以下几个作用：
1. 债权救济：当合同中的一方未能履行合同义务时，受益方可以凭借履约保函向保函发出人请求赔偿。
2. 提升信用度：对于一些经济实力较弱或对方信誉度不高的合同方，提供履约保函能增加相互间的信任度，进而促成合作。
是否需要履约保函取决于具体合同的情况：
1. 合同金额较大：若合同涉及的金额较大，双方可以考虑使用履约保函来保障自身利益。
2. 风险较高：对于风险较高的合同，提供履约保函可以降低一方对另一方的信任风险。
根据不同的具体需要，履约保函又可以分为以下几种：
1. 进口保函：用于外贸进口业务，保证进口商能够按时付款。
2. 出口保函：用于外贸出口业务，保证出口商能够按时发货。
3. 投标保函：用于投标项目，作为竞标者承诺提供相应服务或产品的保证。
办理履约保函通常需要以下步骤：
1. 申请：合同的一方向保函发出人提交申请，并提供相关资料。
2. 审批：保函发出人会对申请进行审批，包括审核合同的真实性和风险评估等。
3. 签订：一旦申请通过审批，保函发出人和保函受益人签订履约保函文件。
在办理履约保函时，需要注意以下几点：
1. 选择信誉好的保函发出人。
2. 确保合同的条款明确并符合法律规定。
3. 注意保函的期限以及赔偿金额，并要求详细记录履行责任的条件。
