履约保函是一种担保方式，保函的发出方（通常为银行）保证履行合同中的义务，以确保合同的另一方能够按照合同要求向他方支付款项或履行其他责任。履约保函在国际贸易和工程项目中被广泛使用。
退换履约保函的情况有两种：1. 履约保函期限已到；2. 合同的要求已经满足。
每份履约保函都会规定一个具体的期限，一般以合同履行完毕后一定时间为准。当履约保函的期限已到，即到了保函的有效期限时，履约保函将会失去其效力，此时被保证人可申请向发出方索回原始的履约保函。
当合同中所要求的条件已经完全履行或满足时，被保证人可向发出方申请退还履约保函。在合同履行过程中，被保证人可能会需要提供一些相关的证明文件，以证明合同的要求已经完全满足。
当需要退还或索回履约保函时，通常需要遵循以下程序：
1. 申请：被保证人书面向发出方提出退换履约保函的申请；
2. 审核：发出方对申请进行审核，确认是否符合退换条件；
3. 确认：发出方与被保证人协商确定退换履约保函的具体细节；
4. 执行：被保证人根据发出方的要求提供相应的文件或履行其他义务；
5. 退还/索回：经过按照约定办理手续后，发出方将退还或索回原始的履约保函给被保证人。
履约保函的退换既需要满足保函期限已到的条件，又需要合同的要求已经满足，并且需按照一定的程序来办理。在退换履约保函的过程中，被保证人需要与发出方进行沟通和协商，确保退换手续顺利进行。有时，为保证项目或合作的顺利进行，被保证人可能仍需提供替代担保措施。
